המדריך לאפיון מערכות טלפוניה לארגונים גדולים

שלב 1 - מי משתמש במערכת שלכם​.

שלב 2 - הפרידו בין צרכים לרצונות.

שלב 3 - בצעו ספירת מלאי טכנית.

שלב 4 - פרסו את התקציב שלכם.

שלב 5 - בחרו מודל תשתית ופריסה.

שלב 6 - בחרו ספק ומכשיר.

שלב 7 - יישום התהליך והטמעת הפתרון.
 
חושבים לעדכן את מערכת הטלפון העסקית שלכם?
האפשרויות עשויות להיות מגוונות, במיוחד בהתחשב בכך שלעיתים קרובות מחכים עסקים עד עשר שנים בין שדרוגי מערכת. מערכות הטלפון העסקיות הינן השקעה לטווח ארוך, וחשוב למצוא פתרון שיחזיק מעמד, עם זאת, נוף התקשורת משתנה כולו, תהליך זה משמעותי עבור העסק שלכם. המדריך אמור לסייע לכם למצוא מערכת טלפוניה שתיתן מענה לצרכי העסק, שדרוג החומרה ושיפור חווית המשתמש.
 
שלב 1 - מי משתמש במערכת שלכם
כדי שתדעו מה צריך העסק שלכם, תחילה עליכם לגלות מי בדיוק יהיו המשתמשים במערכת. ברוב המקרים בסיס המשתמשים מתחלק לשניים, משתמשים פנימיים ומשתמשים חיצוניים (לקוחות, קבלנים וכדו').

להלן סוגי המשתמשים בטלפוניה ובמרכזיה של העסק שלכם:
 
משתמשים פנימיים
תנו למערכת הנוכחית שלכם סקירה רצינית ויסודית. שקלו מדוע אתם רוצים לרכוש מערכת טלפון חדשה. כמה מן הסיבות השכיחות ביותר הן איכות קול ירודה, שיחות שמתנתקות, הצורך בניתוב שיחות טוב יותר, עלויות תחזוקה ורצון לתכונות נוספות.
בקשו משוב מהעובדים המשתמשים בתקשורת הפנים משרדית (במיוחד אלו המשתמשים בתדירות גבוהה). במשוב חשוב לציין את היתרונות והחסרונות, מה עובד ומה לא, מה מתסכל אותם? מומלץ לצפות בכמה עובדים בעודם מתקשרים דרך הטלפון. האם המערכת הטלפונית קלה לשימוש, קלה לתכנות ונוחה ארגונומית?
מה לגבי עובדים מרוחקים? האם הם מעדיפים להשתמש בטלפונים שולחניים עסקיים או במכשירים הניידים שלהם, האם הם מפוזרים גיאוגרפית או מקובצים בכמה משרדים אזוריים או גלובליים, האם קל לאתר את העובדים המרוחקים ולהתחבר אליהם, האם יש מקום לדאגה לגבי אבטחת התקשורת, אלו צרכים נוספים בנוגע לתקשורת יהיו לעובדים המרוחקים.
 
משתמשים עיקריים
אלו המשתמשים הכבדים במערכת הטלפוניה שלכם אשר יצטרכו מימושים ספציפיים כדי לדאוג לתפקוד השוטף של החברה.
 
משתמשים נדירים
לבחון מי משתמש הכי פחות ברשת התקשורת הפנים ארגונית, ייתכן שניתן יהיה להתאים להם פתרונות טלפוניה פשוטות וזולות יותר.
 
משתמשים חיצוניים
אל תשכחו גם את המשתמשים בצד השני של המכשיר. שאלו את הלקוחות, השותפים והספקים שלכם אודות החוויה שלהם ביצירת קשר עם העסק שלכם. האם הם יכולים להשיג את הצוות שלכם בקלות, האם קיימת בעיה של ניתוקי שיחות, האם לקוחות העסק מחפשים חלופות התקשרות נוספות לבית העסק.
מומלץ לבחון כיצד נותנים המתחרים מענה וזאת בכדי לשפר את יעילות ההתקשרות של העסק שלכם. 
 
גודל העסק שלכם הינו גורם חשוב בבחירת מערכת טלפוניה. בנוסף לאפיון צרכי העסק וכמות העובדים חשוב לערוך צפי שנתי ולראות אם יהיו גיוסים או צמצומים. מה הן תחזיות הצוות שלכם במשך שלוש וחמש השנים הבאות?
צרכים עסקיים הינם דבר שמתפתח ללא הרף. השגת תמונה מדויקת של היקף המשתמשים בחברה חשובה על מנת שתבחרו מערכת שתהיה בעלת יכולת שימוש נאותה. לא כדאי להשקיע במערכת שבמהרה כבר לא תתאים לכם. מצד שני, גם לא כדאי לשלם כבר מעכשיו עבור קבוצת משתמשים שתעבוד בחברה רק בעוד שנה או שנתיים. המפתח הוא למצוא איזון באמצעות מערכת הטלפוניה שתוכל לגדול בהתאם לצעדי הגדילה שלכם.
לכל יצרן יש הגדרה שונה עבור עסקים קטנים ובינוניים, ובשל כך היו מוכנים להבהיר את התנאים שלכם.
 
שלב 2: הפרידו בין צרכים לרצונות
לאחר שזיהיתם את נקודות המפתח, תוכלו להתחיל לקבל מושג לגבי המאפיינים להם העסק זקוק בכדי לתפקד. זה הזמן לשים את כל האפשרויות על השולחן ולאפשר למשתמשים לתת משוב בעניין התכונות החשובות ביותר עבור התפקידים שלהם. לאחר שאספתם את מירב המידע שתוכלו לקבל אודות המשתמשים, תוכלו לזהות דפוסי זרימת עבודה אשר יסייעו לסנן בין צרכי החברה לבין רשימת תכונות תועלתיות אך שאינן הכרחיות, אשר יספקו לצוות שלכם אפשרות להתקדם לשלב הבא.
הקדשת הזמן והמחשבה הנדרשים לנושא צרכי החברה תבטיח שתקבלו בסופו של דבר מערכת שעונה או אפילו עולה על הציפיות שלכם.
 
התאמת צרכים - ישנן תכונות ויכולות רבות כל כך הזמינות במערכות הטלפוניה המתקדמות של היום, ולכן יש צורך להתאים את הצורך למצב הנתון, לבצע אפיון מדוייק וקפדני ככל הניתן.
אילו סוגים של צרכים יש לכם בנושא ניידות ושיתוף פעולה בצוות, מה לגבי Active Directory, האם תרצו אפשרות לתכנות חיוג מהיר באמצעות ממשק מחשב, האם אתם זקוקים למספר תיבות דואר קולי, האם יושב אצלכם למעלה מעובד אחד בשולחן, מה לגבי הודעה קולית המקבלת את המתקשרים ומנתבת את השיחה לעובד המתאים, האם אתם רוצים שיחות ועידה באודיו, באינטרנט ובוידאו, אילו סוגים של פונקציונליות יאפשרו לכם יתרון תחרותי. ככל הנראה ישנה חומרה ו / או תוכנה שתתן מענה לכך.

למרות שאינכם אמורים לשלם עבור אפשרויות בהן לא תשתמשו, מומלץ  להסתגל לתכונות של מערכת מאשר להתחרט על היעדרן. התאמה לאחר התקנה אינה ריאלית ברוב מערכות הטלפון הישנות.

אינטגרציית ניידים בטלפון השולחני מאפשרת לטלפון הנייד של המשתמש להתחבר באופן ישיר לממשק בלוטות' כדי לספק גישה מהטלפון השולחני לתכונות של הטלפון נייד ובכך לאפשר ניהול של שיחות טלפון סלולרי ושל שיחות VoIP ממכשיר בודד.
פעולה זו מאפשרת למשתמשי הטלפונים הניידים להשתמש בחומרה ובאביזרים שלהם עבור שיחות VoIP וכן עבור שיחות טלפון סלולרי. מומלץ לוודא שהנכם כוללים א העובדים הניידים בחברה כאשר מתכננים מערכת טלפוניה חדשה.

סדרת MiVoice 6900 הינה המילה האחרונה בחדשנות טכנולוגית במחלקת הפרימיום של טלפונים שולחניים. סדרת MiVoice 6900 תוכננה עבור מקומות עבודה ניידים.
יכולת ה-MobileLink של חברת Mitel מאפשרת לטלפון הנייד של המשתמש להתחבר ישירות עם ממשק הבלוטות' של סדרת MiVoice 6900.
המערכת מאפשרת גישה לתכונות טלפון נייד מהטלפון השולחני ומאפשרת ניהול גם לשיחות סלולר וגם לשיחות VoIP ממכשיר בודד. סדרת MiVoice 6900 שמה דגש על איכות השמע ועובדת עם פלטפורמת MiVoice Business של חברת Mitel ליצירת תקשורת אישית וגמישה בלחיצת כפתור.

תכונות סדרת MiVoice 6900 
 
ניהול ורישום - תכונה זו מתעדת את כל פעילות מערכת הטלפוניה ומתייקת את המידע על סמך נתונים שברצונך לאסוף תוך התאמה אישית. מערכות טלפוניה רבות מציעות דוחות סטנדרטיים, אולם במידה וברצונכם לעקוב אחר דפוסי שיחה במחלקות מסוימות או לעקוב אחר זמינות העובדים ואורך השיחות, מומלץ ורצוי לקחת זאת בחשבון בתהליך האפיון והשדרוג של הטמעת מערכות טלפוניה חדשות לעסק ולארגון.
 
דיילת אוטומטית - ידועה יותר בשם מענה אוטומטי, זהו הקול שמקבל את המתקשרים לעסק ומספק להם אפשרויות תפריט, כך שהשיחה מנותבת לשלוחה הנכונה.
הדיילת האוטומטית יכולה גם להנחות למתקשרים לשנות את שפת התפריט המדובר, לחייג לשלוחה או להאזין להודעה מוקלטת מראש, כגון כתובת העסק, מספר הפקס או שעות הפעילות. כיום תכונת הדיילת האוטומטית הינה נפוצה בקרב מערכות הטלפון העסקיות ומגיעה באופן רגיל במערכות רבות.
 
שירותי מדריך אוטומטי - בדומה לתכונת הדיילת האוטומטית, תכונה זו מאפשרת למתקשרים להתחבר למחלקה או לאדם בתוך הארגון מבלי לדעת לאיזו שלוחה עליהם לחייג. מערכות מסוימות מאפשרות למתקשרים לחפש בספרייה על ידי הקשת שלוש האותיות הראשונות בשם המשפחה של האדם, בעוד מערכות אחרות מאפשרות למתקשרים לומר את שם האדם או את המחלקה.
 
הפצת שיחות אוטומטית - מסייעות לכוון את הלקוחות שלכם אל אדם הנכון בפעם הראשונה בה הם מתקשרים. מנהלי מערכת יכולים לבנות ספריות שיסייעו בהפצת שיחות בתוך הארגון והם גם יכולים להגדיר מערכות עדיפות להפצת שיחות אלה בקרב העובדים (על פי מאפייני עובדים מסוימים), לדוגמה, אם חברת כבלים רוצה לחבר לקוחות אל צוות התמיכה הטכנית, מנהל המערכת יכול להשתמש בתכונת הפצת השיחות האוטומטית על מנת לנתב שיחות לטכנאים שישבו ללא מעש במשך פרק הזמן הארוך ביותר. ניתן גם לנתב שיחות על פי ותק, מומחיות טכנית או מיקום.
 
שיחות וועידה באודיו ובוידאו - רוב מערכות הטלפון כוללות תכונה של שיחת ועידה, או ועידה באודיו, המאפשרת למשתמשים לצרף למעלה משני קווי טלפון בשיחה.
בהתאם למערכת, מספר זה של משתתפים יכול לנוע בין שלושה ומעלה. מערכות מתקדמות יותר כוללות גם את היכולת לביצוע שיחות ועידה בווידיאו. אחת מיותרונותיה הרבות של שיחת וידאו הינה חיסכון משמעותי בעלויות נסיעה וזמן תוך אפשרות לצפות שאדם מעבר לקו.

איחוד הודעות ועבודת צוות - קרה לכם לפעמים שנאלצתם לבדוק מספר מכשירים או יישומים שונים כדי לעקוב אחר הודעות? ממשק הודעות מאוחדות נועד לטפל בכך. זהו מאגר של כל ההודעות הקוליות, הדואר האלקטרוני הודעות פקס ומסרונים המגיעים אליכם, בממשק אחד. נקודת הגישה להודעות אלה יכולה להיות יישום שנגיש ממכשירים ניידים, מהטלפון הרגיל או מהמחשב. בנוסף לכל זאת, יישומי שיתוף הפעולה בצוות יכולים לספק נתונים פנימיים וחיצוניים לאחסון ולשיתוף מידע והתכתבויות. אחסון כל התקשורת בחברה בתוך יישום אחד המחובר למערכת הטלפון שלכם יסייע לצוות להתמקד בעבודה שהוא אמור לבצע.
 
נוכחות - אם חייגתם פעם יותר ממספר אחד כדי להשיג מישהו, אתם מבינים את החשיבות שבתכונה זו. תכונת הנוכחות היא מחוון מצב עבור כל אדם במערכת. היכולת לראות איזו שיטת תקשורת זמינה עבור משתמש מסוים בכל רגע נתון עוזרת לכל משתמש לחסוך זמן ומאמץ. לדוגמה, אם משתמשת רואה שהאדם איתו היא אמורה לדבר כרגע מדבר בטלפון, היא עשויה לבחור לשלוח לו הודעה מיידית. או במידה ועובד סיים את עבודתו או לא נמצא ולחץ על כפתור כ"סיים לעבוד", כל מי שיחפש אותו לא יבזבז זמן מיותר בחיפוש.
 
עקוב אחרי - תכונה זו היא פחות או יותר ההפך הקוטבי מ-DND. זהו סוג של ניתוב שיחות המאפשר לכם לתכנת רשימת מספרים (על פי הסדר) בהם תרצו שיישיגו אתכם כאשר אינכם נמצאים בשלוחה שלכם. לדוגמא, עובד יוכל לנתב את השיחות אל השלוחה שלו, ואם לא יענה תוך מספר מסוים של צלצולים, השיחה תעבור לפלאפון. אם הוא לא עונה שם, זה יכול לצלצל בטלפון הביתי שלו. מערכת הטלפון תנסה כל מספר שהכנסתם לפי סדר רצוף עד שהשיחה נענית או שהרשימה מנוצלת, ובמקרה זה, השיחה נשלחת לתא הקולי.
היו אסטרטגיים כאשר אתם בוחרים אלו תכונות טלפוניות הארגון שלכם צריך ומהי התועלת מכך. אל תתעלמו גם מהערך של תכונה מועילה רק מכיוון שהיום היא אינה ברשימת הצרכים. היתרונות של היום יכולים להפוך מהר מאוד לצרכים של מחר ולכן חשוב להיות יצירתיים ע"י בחינת תהליך השינוי בארגון וכתוצאה מזה כיצד תשתנה מערכת התקשורת של הארגון עם הזמן.
 
שלב 3: בצעו ספירת מלאי טכנית
לאחר שעניתם לשאלה מי הם המשתמשים שלכם וזיהיתם כמה תכונות מפתח שיסייעו לעסק לעבוד בצורה חלקה, הגיע הזמן לבחון את מה שיש לכם. תנו למערכת הנוכחית שלכם סקירה רצינית ויסודית.
 
הכירו את התשתית שלכם באמצעות ביצוע ספירת מלאי טכנית של כל החלקים הנעים במערכת התקשורת שלכם. מומלץ לרשום כל חומרה ותוכנה בבעלות העסק (וחשוב יותר, בשימוש העסק). בתחילת ספירת המלאי, יעזור אם תזכירו לעצמכם כמה מטרות כלליות של מערכת הטלפוניה החדשה.
מדוע אם כן אתם מעוניינים לרכוש מערכת טלפוניה חדשה, להלן כמה מן הסיבות השכיחות ביותר: איכות קול ירודה, הפסקות תקשורת או שיחות שמתנתקות, הצורך בניתוב שיחות טוב יותר, הפחתה בחוזה או בעלויות התחזוקה ורצון לשדרוג טכנולוגי ולתכונות חדשות נוספות.
​ 
ספירת מלאי טכנית בסיסית צריכה לכסות חמישה תחומים עיקריים:
מלאי שרת
רשמו את מלאי השרתים שלכם, כולל רישום הערות של מגבלות חומרה כמו סוג מעבד ומהירות, RAM, תצורת RAID וכו', כמו גם גירסאות ורישוי תוכנה.
רכיבי חישוב אישיים
כמה משתמשים יש לכם? איזו תוכנה וחומרה נמצאת בשימוש בכל תחנת עבודה? בהתאם לגודל הארגון, ייתכן שיהיה מועיל לקבוע אחוז מלאי שבועי (למשל 10% מהרשת שלך) כדי שתישארו מעודכנים ותדעו במה בפועל משתמשים המשתמשים שלכם. אם העסק שלכם פחות מורכב, עשו ספירת מלאי מלאה של תחנות העבודה.
מלאי רשת
מומלץ לכלול מתגים, נתבים וציוד חיבור לאינטרנט.
מיפוי חיבורי רשת
באמצעות ספירת המלאי הרשתית שביצעתם, שרטטו באופן פיזי את מיקום כל הרכיבים בחברה. הדגישו מערכות או רכיבים שחוזרים על עצמם, או צווארי בקבוק.
ספקי שירות
חלק מהפעילויות העסקיות שלכם עשויות להינתן על ידי ספקי שירות חיצוניים. הכנת רשימה תמציתית של מי ספקי החברה, אלו הם מספקים, ומידע ליצירת קשר עבור כל ספק במקרה חירום, תסייע לעסק להיות מוכן לכל מצב, תוך יצירת הזדמנות עבור אינטגרציות (היכן שניתן).
 
הטמעה ותאימות
רשמו את היישומים הקריטיים לעסק שלכם. האם יש דרך בה מערכת טלפון חדשה תייעל את צורת העבודה של העובד באמצעות שילוב של יישום מפתח?
רשמו לעצמכם אלו אמצעי תקשורת בחברה או מתחברים זה עם זה ואלו לא, ושקלו את העלות העסקית הקשורה לחיבורים אלה. במונחים של תאימות, חשוב לשקול גם את הרכיבים הפיזיים שלכם. אם מפעילים אצלכם כרגע פתרון מקומי, ואתם שוקלים לשדרג חלק מהרשת בחברה, או לעבור לפתרון היברידי, ייתכן שעליכם לשקול אם הרכיבים המקומיים שלך יעבדו היטב עם הטכנולוגיה החדשה.
 
עדכניות
בנוסף לשימושיות, סקרו את המערכת הנוכחית בנושא העדכניות. לפני כמה שנים יוצרה המערכת? האם הופסק הייצור של מערכת זו, מה שהופך החלפת חלקים וקבלת שירות לאתגר? האם עלויות התחזוקה גבוהות מידי? בדקו היכן הנכם נמצאים ולהיכן תרצו להגיע.
 
שלב 4: פרסו את התקציב שלכם
בראש ובראשונה: איך נראה התקציב שלכם? תקציב קטן מאוד, עם מימון מוגבל עבור תמיכה לטווח ארוך, ישפיע על בחירות התשתית שתוכלו לבצע כעת. כמו כן, אם העסק שלכם מעדיף להתנהל בצמצום, ומדגיש רכישות מבוססות שירות, כדאי למצוא אפשרויות המתאימות לגישה מופחתת-נכסים. אחת האפשרויות העומדות בפניכם היא, שלא משנה גודל התקציב, ניתן לאתר ספק שיכול לסייע בשינוי התשתית שלכם לאורך זמן, במקום להשקיע מיד במערכת חדשה. במקום לבצע השקעה גדולה באופן מיידי, ספקים מסוימים מציעים פתרונות היברידיים כדי לעזור לך לשלב מערכת חדשה תוך התנתקות הדרגתית מהמערכת הישנה. תוכלו למזער את זמן ההשבתה ולהפחית את הבעיות התקציביות שעשויות להופיע במיגרציה מערכת מיידית.
 
הוצאות הון לעומת הוצאות התפעול
ישנן שתי גישות של עסקים בנוגע להוצאות תקשורת: הוצאות הון או הוצאות תפעוליות. ישנן יתרונות ועלויות לכל מודל, ולכן ההחלטה הסופית היא הינה אישית. פתרונות מקומיים הם כבדים, ודורשים מראש עלות ראשונית גבוהה. הוצאות הון אלו עשויות להיות יקרות יותר ממודל ענן, אך הן מאפשרות גם הפחתה לאורך זמן ואין להן עלויות חודשיות נוספות. לפתרונות ענן, לעומת זאת, יש השקעת נכסים ראשונית מינימלית, עם מודל עלות חודשית צפוי שניתן להגדיל או להקטין לפי הצורך. מודל הענן הוא גמיש יותר מאשר פתרון מקומי, אשר עשוי להיות אטרקטיבי עבור ארגונים בגדילה, אך בסופו של דבר יכול לעלות יותר בטווח הארוך במקרה בו כמות המשתמשים גדלה מאד.
 
עלות הבעלות הכוללת
מערכות טלפון מתומחרות בכל מקום. מערכות מסוימות המתפארות בשכר חודשי נמוך דורשות עלויות כבדות מראש, ולהיפך, מערכות אחרות מתומחרות באופן סביר בתחילה וכן על בסיס חודשי, אך אז דורשות שדרוגים קבועים ויקרים או דמי שירות. הדרך הטובה ביותר להשוות בין תפוחים לתפוזים היא לבחון את עלות הבעלות הכוללת. הספק שלכם יכול לעזור לכם לקבוע את המספר הזה.
למרות הנאמר, חשוב להיזהר מהתמקדות רבה מדי בעלות הכוללת של הבעלות: היזהרו לא להגזים בהדגשת העלות בבחירת מערכת הטלפון. החשוב ביותר הוא למצוא מערכת שתשרת את העסק שלכם היטב לאורך הזמן בו הנכם מתכננים להשתמש בה. חיסכון לטווח קצר באמצעות רכישת מערכת המציעה איכות שירות נמוכה יותר תשפיע בסופו של דבר באופן שלילי על שביעות רצון הלקוחות ופריון העובדים. בחירת מערכת באיכות גבוהה יותר, גם אם בנקודת מחיר גבוהה מעט יותר מבטיחה את עתיד החברה בדרכים השווים בהרבה את ההשקעה הראשונית.
 
לשכור או לקנות
כמו ברכב, ניתן לשכור או לרכוש מערכת טלפון. כמו בכל הוצאת הון, ישנן יתרונות וחסרונות; שתי האפשרויות הן לגיטימיות. ציוד מושכר ניתן להחלפה בתדירות גבוהה יותר, ובכך מתאפשרת עדכניות טכנולוגית, דבר שיכול להיות נהדר אם החברה שלכם מתמקדת בשיא הטכנולוגיה. אך החיסרון בהשכרת ציוד הוא שאינכם הבעלים המלאים של המוצר, ולא תהיה לכם שליטה מלאה עליו. רכישה מלאה של מערכת הטלפון יכולה להיות אפשרות נהדרת אם הנכם מעוניינים בשליטה מלאה ועל מנת למזער עלויות עתידית של שיעורי ריבית ועמלות. עם זאת, החיסרון ברכישת מערכת משלך, היא שברגע בו השקעתם בפתרון מסוים, אתם עובדים עם הטכנולוגיה שרכשתם עד שתהיו מוכנים לשדרג את המערכת שוב.
שלב 5: בחרו מודל תשתית ופריסה
בדקתם מי הם המשתמשים שלכם, כיצד המערכת שלכם נראית, את הבעיות הספציפיות אותן אתם מנסים לפתור באמצעות הרכישה החדשה הזו, וכמה אתם מוכנים להשקיע בכדי לעשות את זה. מה עכשיו? מודלים של תשתיות ופריסה. קיימים שלושה מודלים עיקריים לפריסה.
 
שרת מסורתי או חומרה ייעודית
עבור ארגונים עם צורך חזק בתקשורת המאוחסנת מקומית ומנוהלת מבפנים, מערכת טלפון מקומית מסורתית עשויה להוות אפשרות נהדרת. רכישת מערכת מלאה היא השקעה חד פעמית, ללא חיובים חודשיים נוספים וללא חוזים. כל עוד אתה מתכננים מראש כראוי כדי לאפשר צמיחה עתידית פוטנציאלית, שורות נוספות וצוות IT שתוכל לתחזק את הרשת, מערכת מקומית תוכל להוות פתרון נהדר לאורך זמן. מנקודת מבט ביטחונית, מערכות מקומיות מציעות אלמנט של שליטה על מערכת הטלפון שלך, ויכולות להיות מאובטחות מאוד מפני איומים חיצוניים. אם כבר יש לכם את התשתית במקום, זה עשוי להיות חסכוני ועדיף לנצל זאת.
 
ענן פרטי
מודל הפריסה הפופולרי ביותר עבור ארגונים גדולים עם תקנות נתונים קפדניות (למשל שירותים ממשלתיים ופיננסיים), הוא פריסה בענן פרטי. מודלים אלו משתמשים בחומרה ובתוכנה ייעודיות. שתי אפשרויות שיש לקחת בחשבון בעת ​​בחירת אפשרות של ענן פרטי הן ענן באירוח עצמי לעומת ענן פרטי אצל מארח שירותי תקשורת ענן. מערכת המתארחת אצל שירותי תקשורת ענן תספק לעסק שלכם את היתרונות של תכנון ייעודי, ותחסוך לכם הרבה מתחומי האחריות שיש למנהלי ה-IT.
 
ענן ציבורי
זה המקום בו המחקר הראשוני שלך יבוא לידי שימוש: התשתית הקיימת של החברה שלך וצורכי האבטחה שלה יעזרו לך לקבוע את מודל הפריסה הטוב ביותר עבור העסק שלך.
הנפוץ ביותר מבין כל דגמי הפריסה, הוא הענן הציבורי בו הספק שלך מנהל את כל החומרה והתוכנה. זהו מודל פריסה שמציע יכולת הדרגתיות מצויינת והוצאות הון מינימליות. זוהי אפשרות מעולה לעסקים עם עובדים מרוחקים וניידים, מיקומים מרובים ונוכחות גלובלית.
 
זה לא חייב להיות הכל או לא כלום.
היברידי. כדאי לציין כי עבור עסקים המעוניינים לעבור ממודל תקשורת מקומית למערכת מבוססת ענן, פתרונות היברידיים יכולים לסייע לגשר על פערי תקציבים ומשאבים כדי להקל על המעבר. כמו כן, ארגונים עם מגבלות נתונים לגבי מיקום השרת והאבטחה יכולים גם הם לקצור את היתרונות של ענן ציבורי על בחירת גישה היברידית, המשלבת בין מרכזי נתונים המתארחים באופן פרטי עבור מידע רגיש, לבין ענן ציבורי עבור נתונים עם פחות הגבלות.
 
הערה בנושא אבטחה
חברות מסוימות נרתעות מפריסות ענן, משום שהן אינן מעוניינות לוותר על השליטה ברשת שלהן, או שהן סבורות שפריסה כזו אינה בטוחה כמו פתרון מקומי. פתרונות ענן פרטיים יכולים להיות מאובטחים ואמינים ביותר. למעשה, בעת אסונות כבדים, כגון אירועים הקשורים במזג האוויר, הן יכולות להיות בטוחות יותר מאשר חלופותיהן המקומיות.
 
שלב 6: בחר ספק ומכשיר
החלק הקשה עבר: עשיתם את המחקר שלכם, בדקתם את המלאי, הערכתם את התקציב, ותכננתם באופן מלא את הצרכים והרצונות שלכם. יש מושג בסיסי של איזה סוג מערכת תרצו, ובאיזה סוג של מודל תשתית ופריסה תשתמשו. כעת הגיע הזמן לבחור ספק ומכשיר.
הנה כמה שיקולים שתרצו לזכור כאשר אתם יוצאים לחפש ספק והמכשיר:
 
התקנה ותמיכה
בעת בחירת ספק למערכת הטלפון, שקלו מי יתקין את המערכת ויספק תמיכה לבעיות טכניות. שאלו את ספקים כמה ניסיון יש להם בהתקנת המערכת המסוימת הזו בעסקים בגודל ובמבנה זהה לשלכם. כדאי למצוא ספק בעל שם שרכש שנים של ניסיון בענף זה. האם הם מציעים הדרכה ותמיכה? בקשו המלצות של לקוחות והתקשרו אליהם. בקרו באתר האינטרנט שלהם וחפשו מקרי מבחן מלקוחות קודמים. בדקו האם הם גובים תשלום עבור ההתקנה, וקבלו רשימה מפורטת של עמלות תחזוקה ושירות. לסיום, בררו האם יצרן הטלפון עצמו מציע תמיכה עבור החומרה, יש שמציעים ויש שלא.
 
אסתטיקה ואגרונומיה
עכשיו מגיע החלק בתהליך קניית הטלפון בו אולי התפתיתם להתחיל - העיצוב של המכשיר עצמו. בהתאם לעסק שלכם ולשאלה האם לקוחות החברה בכלל יראו או יתקשרו ישירות דרך הטלפונים שלכם, עיצוב הטלפון עשוי להיות גורם חשוב בבחירת מערכת. אחרי הכל, לא תרצו לשוות מראה מוזנח למשרד הרופא המלוטש שלכם או למלון בוטיק המודרני בגלל טלפונים חסרי סגנון, האין זאת?
העיצוב של ממשק המשתמש מהווה נקודת מפתח גם כן. האם הטלפון קל לשימוש? האם העובדים (וגם הלקוחות, אם גם הם אמורים להשתמש בהם) יוכלו להבין איך משתמשים? האם מגיעים הטלפונים הנייחים עם אוזניות אלחוטיות? מה לגבי מסכי מגע ותצוגת צבע מלא? טלפונים שולחניים מעוצבים היום במטרה להעתיק ולהשלים את חוויית הטלפון החכם אותו המשתמשים שלכם חווים מדי יום.
הדבר האחרון שתרצו הוא להשקיע במערכת תקשורת עבור העסק רק כדי לגלות כי העובדים בוחרים בדואר האלקטרוני או בטלפונים הניידים האישיים שלהם, כי הם לא יכולים או לא רוצים להשתמש במערכת הטלפון החדשה. באותו אופן, תרצו גם לוודא שבחרתם מכשיר שנוח לשימוש בפרקי זמן ממושכים. האם מרגיש טבעי לאחוז במכשיר? האם התנוחה על האוזן נוחה? האם קיימים אביזרים כגון אוזניות או מכשירים אלחוטיים?
 
לקחת את התנועה בחשבון
עם עליית התקשורת הניידת, האופי החדש של עסקים בו הכל נעשה בכל עת ובכל מקום והמציאות של ריבוי המשימות העלו את הרף עבור כולנו. חפשו מערכת טלפון המשתלבת עם המכשירים הניידים בהם העובדים שלכם כבר משתמשים. ישנם טלפונים שולחניים שיכולים להתאים את עצמם לטלפון סלולרי, ממש מהבסיס. תכונות אלה הולכות רק להיות הכרחיות יותר ככל שהשינוי הדיגיטלי מתקדם. נוסף על כך, אם יש לכם משרדים מרובים, מספר עובדים הנוסעים בקביעות או עובדים שעובדים מרחוק, תדרוש מערכת הטלפון שלכם גמישות ספציפית. לכן חשוב יותר מאי פעם שתהיה רכזת מרכזית שתוכל לנהל בצורה חלקה את תעבורת התקשורת שלכם מבלי להתפשר על איכות או על פריון. המערכת הנכונה תציע חופש וגמישות עבור כל המשתמשים.
מוניטין ועלויות מהימנות
מכיוון שמערכת הטלפון שלכם היא היום הכרח קיומי עבור העסק שלכם, כדאי לרכוש את המוצר הטוב ביותר מיצרן בעל שם. השווה בין ביקורות של מוצרים. דרך מצוינת למדוד את המוניטין היא לחפש הכרה מצדדים שלישיים בעלי מוניטין, כמו גרטנר, בדו"חות ה-Magic Quadrant Reports שלהם. Frost & Sullivan ו- Forrester הם מומחים נוספים בתעשייה המציעים מחקרים עצמאיים ומספקים ביקורות. אין להסתמך אך ורק על עדויות; חפשו המלצות של משתמשים מעסקים דומים לשלכם. בנוסף, שאלו לגבי אחריות, הסכמי שירות ועלויות.
 
מבט על הספק
חשוב לקחת את כל התמונה בחשבון: לא רק איפה הספק שלך יושב היום. בחר ספק עם היסטוריה ארוכה של חדשנות, שמסוגל להסתגל לאופן בו הטכנולוגיה מתפתחת. השינוי הדיגיטלי משפיע היום על כל חלקי העסק, ובכלל זה גם מערכת הטלפון שלכם.
עליכם לחפש ספק שהינו חדשני באינטרנט של הדברים, בתקשורת ענן, ובעיצוב אתרים רספונסיבי. הספק שאתם מעוניינים ללכוד הוא אחד שרוצה להיות כאן כדי לתמוך בכם בעתיד ומראה סימנים לכך.
 
אל תשכחו לשאול לגבי מבצעי קידום מכירות
ספקים גדולים יותר, כמו Mitel, מציעים לעיתים תמחור מיוחד וקידומי מכירות. לא תפסידו מלשאול בעניין קידומי מכירות שאולי קיימים, או להירשם לקבוצות שלהם כדי שתישארו בעניינים.
 
 
 Mitel מציעה פלטפורמות תקשורת שיתאימו לכל אסטרטגיה. בין אם העסק שלך זקוק לענן היברידי ציבורי-מקומי,ל  Mitelיש את הגמישות והאבטחה הדרושות לך.
 
פריסה מקומית
היצע השרתים המקומי של Mitel מארח מגוון יישומים עבור שיתוף פעולה בצוותים ועבור חוויית לקוח על מנת לשפר עוד יותר את העסק שלכם.
הפלטפורמות המקומיות שלנו מציעות טכנולוגיית תקשורת ושיתופי פעולה מאוחדים, ומציעות תכונות מוטבעות נוחות לניוד המשכללות אותה.
 
MiVoice לעסקים:
מערכת טלפון שנועדה לתת מענה לצרכים של עסקים של בין 5 ל 65,000 משתמשים, בין אם יש להם אתר אחד או רשתות מרובות אתרים סביב העולם.
 
MiVoice MX-ONE
הוא שרת תקשורת הכולל את כל התכונות עם היכולת להתרחב עד 500,000 משתמשים.
 
ענן
 
MiCloud  לעסקים
העלו את פלטפורמת התקשורת ושיתופי הפעולה שלכם לענן לקבלת ניידות, איכות, פשטות ואמינות טובים יותר - הכל במחיר נמוך יותר מאשר מערכת מבוססת-מיקום. תוכלו להוסיף משרדים, משתמשים ותכונות בקלות כדי להגדיל ולהתאים את התקשורת שלכם עבור יתרון תחרותי אמיתי.
 
MiCloud  לארגונים
עם Enterprise MiCloud, תוכלו להעלות תקשורת מאוחדת, חיונית לתפקוד אל הענן עבור יעילות, פשטות וניידות מוגברים. פלטפורמה זו נועדה לארגונים גדולים ולחברות אחרות הדורשות סביבת תקשורת מאוחדת (UC) עשירה, MiCloud Enterprise מספקת את הרמה הגבוהה ביותר של ביצועים, אמינות ואבטחה באמצעות הענן הגלובלי הנייד שלנו.
לקבלת מידע נוסף על פלטפורמות אלה ופלטפורמות אחרות, בקרו בכתובת mitel.com/products
 
שלב 7: ישמו!
עכשיו ששקלתם את כל האפשרויות שלכם, זה הזמן לבחור ולהתקין את המערכת החדשה שלכם. אולי נראה כאילו המלאכה כמעט הסתיימה – ולא לדאוג, זה אכן כך – אבל חיוני שלא לדחוק את השלב האחרון בתהליך. אי שימת לב לתכנון תהליך היישום עשוי להביא לטעויות יקרות לא רק בזמן ומשאבים אלא גם בתפיסה. אפשר לבחור את מערכת הטלפון המושלמת עבור העסק שלכם, אך אם היא אינה מיושמת היטב, אז העובדים עשויים להתרעם על השינוי וההנהלה תשים לב.
 
 
הנה סקירה מהירה של מה יהיה עליכם לעשות בעת יישום המערכת החדשה והמבריקה שלכם:
1. הודיעו לצוות. תנו לעובדים הודעה מראש שמערכת הטלפון החדשה בדרך, כך שהם יוכלו להסתגל לרעיון של שינוי. הבטיחו להם שאין צורך לדאוג - הם יקבלו את כל האימונים והתמיכה שהם מעוניינים לקבל.
2. בצעו ספירת מלאי של המשלוח. עברו על כל הציוד, כולל כבלים וציוד היקפי, כדי לוודא שקיבלתם את כל מה שהזמנתם וכי יש לכם כל מה שאתם צריכים כדי להתחיל.
.3 הגדירו רשת בדיקה. בחרו קבוצה מקדימה קטנה של משתמשי קצה ובדקו את המערכת איתם לפני פריסה בחברה כולה כדי לגלות את הסודות שלה. נסיינים ראשונים אלו יהיו יתמכו בך עם המערכת החדשה - הם יכולים לעזור למשתמשים אחרים להסתגל למערכת ולענות על שאלות כאשר ה-IT אינם בסביבה.
4. הדריכו את המשתמשים. לאחר שהספק שלכם מתקין את המערכת, ספקו לצוות הכשרה מקצועית. אימון קבוצתי הוא נהדר עבור העברת סקירה של המערכת ותכונות בסיסיות, אך חשוב לנהל אימון אישי, כך שמשתמשים יוכלו לשאול שאלות ולקבל סיורים של תכונות ופונקציונליות החשובים להם ביותר. תן לכולם טבלאות עם הוראות לפעולות נפוצות והגדרות.
5. חגגו! זה היה תהליך ארוך הצלחתם לשרוד. טפחו לעצמכם על השכם והתחילו לתכנן את הפרויקט הגדול הבא שלכם.
 
אל תרגישו אבודים בחיפוש אחר מערכת טלפון חדשה. הצמדות לשבעה שלבים אלו יעזרו לכם לקיים חיפוש ממוקד ואסטרטגי. כספק מנוסה במודלים של פריסה מקומית, היברידית ובענן, חברת Mitel נמצאת כאן כדי לעזור לך למצוא את מערכת הטלפון הטובה ביותר עבור העסק שלך. מערכות הטלפון העסקיות שלנו מכסות מגוון רחב של טלפונים דיגיטליים וטלפונים בטכנולוגיית IP, קונסולות, טלפונים לשיחות ועידה וציוד היקפי המתאימים לעסקים בכל הגדלים. בקרו בכתובת mitel.com למידע נוסף.
  
שם מלא
מייל
נייד
פרטי ההודעה
שלחו עכשיו